Para iniciar, vou falar rapidamente como me incluo nisso, humildemente, sem arrogância, porque eventos é algo que amo fazer. Eu faço assessoria para eventos há 30 anos e já fiz todo tipo de evento e todos os grandes eventos mundiais aqui no Brasil: Copa do Mundo, Olimpíadas, Visita do Papa, Fórmula 1 e pretendo estar na COP30. Esses eventos (exceto F!), recebem em média 5 mil jornalistas do mundo todo e digo caros colegas que é preciso saber lidar com tudo isso. Haja cafezinho.
Recentemente, participei de um evento de sucesso de um “famoso” em que o assessor de imprensa, responsável por facilitar a interação entre os jornalistas e o seu cliente, agiu como se fosse a atração principal entre os convidados e proprietário da celebridade. Enquanto os repórteres buscavam informações claras e objetivas para suas pautas, ele monopolizava a atenção.
É importante lembrar que o assessor não é a celebridade do evento e que maltratar jornalista de mídias menores que vai entrevistar o cliente não é legal. Seu papel é ser o elo, o facilitador, o mediador entre a imprensa e o seu cliente. Quando você se coloca no centro das atenções, acaba prejudicando não só o trabalho dos jornalistas, mas também a imagem da pessoa ou organização que você representa.
Mas, os casos contrários também acontecem e são considerados normais. O assessor é vítima quando o cliente “celebridade” exige uma presença grande da imprensa para provar sua fama e depois ele mesmo maltrata os jornalistas de mídias menores e não atende, deixa esperando e sai pelos fundos sem dar satisfação, um desrespeito total. Deixa o assessor humilhado perante os colegas. Assunto profundo e isso vou contar no meu livro …rs
No entanto, receber bem os jornalistas com respeito e educação é essencial para garantir uma cobertura positiva e eficiente. Então, caros colegas, pensei em alguns tópicos que destacam as boas práticas para um assessor obter sucesso em um evento e passar para vocês:
1. Prepare-se com antecedência
- Tenha todas as informações relevantes sobre o evento organizadas e acessíveis.
- Prepare kits de imprensa (físicos ou digitais) com releases, programação, perfis dos participantes e outros materiais úteis.
- Certifique-se de que os jornalistas receberam as credenciais e instruções de acesso com antecedência.
2. Seja cordial e acessível
- Receba os jornalistas com um sorriso e uma atitude positiva.
- Apresente-se e ofereça ajuda imediata para qualquer necessidade que eles possam ter.
- Mostre-se disponível para tirar dúvidas e fornecer informações adicionais.
- Sempre que possível, reserve um espaço para receber os jornalistas no mínimo com água e café.
3. Facilite o acesso
- Garanta que os jornalistas tenham acesso livre às áreas necessárias para a cobertura (como o espaço do evento, entrevistas coletivas, etc.).
- Organize um espaço específico para a imprensa, com tomadas, Wi-Fi e outras comodidades.
- Se houver entrevistas agendadas, certifique-se de que os horários sejam respeitados e que os jornalistas tenham tempo suficiente para suas perguntas.
4. Antecipe as necessidades
- Tenha contatos de emergência ou fontes adicionais disponíveis para os jornalistas, caso precisem de mais informações.
- Disponibilize fotos, vídeos e outros materiais de apoio para facilitar a cobertura.
- Esteja atento a possíveis imprevistos e tenha soluções rápidas (como mudanças de agenda ou problemas técnicos).
5. Respeite o trabalho da imprensa
- Entenda que os jornalistas estão ali para cumprir um papel profissional e não para promover o evento de forma automática.
- Evite interferir no trabalho deles, como sugerir perguntas ou direcionar o enfoque da cobertura, exceto se ele pedir, claro.
- Respeite prazos e necessidades específicas dos veículos (como entrevistas exclusivas ou fechamentos rápidos).
6. Mantenha a transparência
- Seja honesto sobre as informações que podem ou não ser divulgadas.
- Em caso de restrições (como áreas proibidas ou informações confidenciais), explique os motivos de forma clara e educada.
- Evite criar expectativas irreais sobre o que o evento pode oferecer.
7. Agilize a comunicação
- Tenha um canal de comunicação rápido e eficiente durante o evento (como um número de WhatsApp ou um ponto de contato fixo).
- Responda a solicitações de forma ágil e precisa.
- Após o evento, mantenha-se disponível para fornecer informações complementares, se necessário.
8. Demonstre gratidão
- Agradeça a presença dos jornalistas e reconheça a importância do trabalho deles.
- Após o evento, envie uma mensagem de agradecimento e ofereça apoio para eventuais dúvidas ou necessidades pós-cobertura.
- Peça feedback aos jornalistas sobre como a assessoria pode ser mais eficiente no futuro.
Receber bem os jornalistas não é apenas uma questão de educação, mas faz parte do trabalho do assessor e também é uma estratégia para fortalecer a relação entre a imprensa e o cliente. Um assessor que cumpre esse papel com excelência contribui para uma cobertura mais ampla, positiva e impactante.
O sucesso do seu trabalho é medido pela qualidade da cobertura jornalística e pela satisfação dos jornalistas em relação ao acesso às informações. Esses profissionais são verdadeiros parceiros da imprensa e, consequentemente, agregam valor ao cliente que representam. No fim do dia, a melhor assessoria é aquela que quase não é notada, mas cujo impacto é sentido na qualidade da cobertura, nos resultados e na satisfação de todos os envolvidos. Seu lugar assessor é nos bastidores, garantindo que tudo aconteça da melhor forma possível.
Toda sexta estou aqui. Bjusss e até a próxima sexta.
